MS Lync “Omdat de licenties voor ons gratis zijn….”

In de nieuwe packagedeal van Microsoft zit Lync opgenomen. Zonder de opties serieus op een rijtje te zetten welke oplossing het beste past bij de organisatie en de totale kosten na implementatie, hoor ik steeds vaker dat bedrijven maar één argument noemen om MS Lync te implementeren. En dat is “omdat de gebruikers licenties voor ons gratis zijn…”.
 

Gratis klinkt weer goed in de oren van ondernemers in deze lastige tijden. Maar als we het over een communicatieoplossing hebben, dan zou het dan niet moeten gaan over bereikbaarheid, bediening, integratiemogelijkheden, flexibiliteit, en de T.C.O (Total Cost of Ownership) na 6 jaar? Uiteindelijk wil je als ondernemer toch een oplossing die je medewerkers de mogelijkheid biedt om efficiënt en eenvoudig te communiceren met klanten, leveranciers en andere medewerkers.
De kans dat een Nederlandse onderneming met gemiddelde grootte de juiste keuze maakt met de implementatie van Lync om hun huidige PBX te vervangen is niet zo heel groot. Lync in namelijk helemaal niet bedoeld en geschikt om de traditionele manier van communicatie te vervangen. En zou u de functionaliteit willen implementeren die u gewend verwacht van een moderne telefooncentrale dan moet u rekenen op een force investering in de implementatie van de oplossing.
Lync is namelijk in eerste instantie niet heel veel meer dan een MSN-Messenger voor zakelijk gebruik en is door Microsoft met een hele andere visie ontwikkeld dan een moderne telefooncentrale: de visie van Microsoft op communicatie is dat deze voornamelijk direct plaatsvind in directe lijnen tussen medewerkers onderling en medewerkers met klanten en leveranciers. Hierbij worden voorbeelden en succes verhalen getoond van Shell, ING, KLM en andere multinationals. Dat er erg weinig voorbeelden zijn van MKB organisaties tot 200 medewerkers is niet wonderlijk als je nagaat dat de visie van Microsoft op communicatie geheel niet aansluit op de werkelijke manier van communicatie bij een doorsnee MKB bedrijf met de buitenwereld. Contacten met medewerkers van een andere organisatie laten wij, Europese MKB ondernemers, graag verlopen via een centrale ingang zoals een hoofdnummer, een centraal nummer van de verkoop, of supportafdeling. Nederlandse ondernemers proberen namelijk hun klanten te laten communiceren met functionele afdelingen, waarbij de beschikbaarheid, service en kwaliteit niet afhankelijk is van individuele werknemer maar van een team van medewerkers. Een team dat elkaar opvolgt, aanvult, en opvangt bij afwezigheid en verzuim van individuele medewerkers. En voor deze manier van bereikbaarheid zijn slimme routeringen gewenst, intelligente koppelingen tussen hard- en software, en een systeem waarbij alle toeters en bellen als ‘vanzelfsprekend’ te vinden zijn als een eenvoudige instelling. Op dat gebeid sluit Lync op veel plekken niet aan bij de behoeften van een doorsnee Europese MKB organisatie.
Ons advies voor organisaties boven de 200 medewerkers: Laat je niet leiden door gratis licenties, maar doe een gedegen onderzoek of Lync echt past bij uw manier van communiceren. Onderzoek of goed of uw de manier van communiceren en werken aansluit bij de behoeften van uw medewerkers.  Gaat u uw manier van communiceren wenselijk aanpassen aan Lync? Of kunt u Lync ‘as it is’ commercieel interessant implementeren en biedt het daarna precies wat u wilt?
Ons advies voor organisaties onder de 200 medewerkers: Laat u goed voorlichten. Kijk vooral ook naar andere oplossingen zoals Swyx. Waarschijnlijk bent u met Swyx goedkoper uit en past deze oplossing beter bij uw organisatie.
Gratis is zelden een goede reden om voor een product te kiezen.

Opmerking van de schrijver: “Ik heb dit artikel niet geschreven uit concurrentie oogpunt.  Regelmatig worden wij geïnformeerd over projecten met Lync waarbij de kosten en het resultaat niet overeenkomstig waren met de wensen en verwachtingen. We zien een duidelijke match tussen MS Lync en de referenties die Microsoft gebruikt. De oplossing komt daar super tot zijn recht. Maar we zien ook duidelijk de mismatch met de wensen van de doorsnee Europese MKB.”

Wilt u meer concrete informatie over de verschillen tussen bijvoorbeeld MS Lync en Swyx? Neem dan conact op via +31 77 8507130